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養成藉由『目標管理』提昇工作效率的好習慣
1. 設定目標, 驅動個人行為的動力
一位高效率的計程車司機
有位計程車司機不僅擁有自己房子，同時, 兩個小孩皆在台大就讀，那一天，我一上他的車，從面相發覺，他心情不佳，開口了解其狀況，才知道，最近，他老婆玩六合彩輸了三佰萬，我一聽嚇了一跳，以一般開計程車的收入實在難於想像，能有此成就，可讓老婆花費三佰萬。
這位司機大哥的工作的習慣，相信一定有值得我學習的地方，我好奇的追問，您如何賺得怎麼多錢？
他笑笑說:「其實很簡單，從二十年前，開始開計程車，我就養成一個習慣，那就是像現在我每天早上八點出門，我一定工作到收入超過參仟伍佰元方回家休息， 您知道嗎？我每天一定來得及看八點檔電視節目。」
因我設定了目標， 所以，我不會將時間用在與其他朋友閒聊或午休花很長時間休息，一心只想賺到參仟伍佰元，所以，全心專注在工作上，效率高一般同行， 不僅收入尚可， 生活正常， 二十年來，未想過換職業」。

設定目標是提昇效率的第一招，因為，目標設定是為了避免人性"苟且偷安" 的弱點，同時，目標可驅動人類行為的動力，朝實現目標而努力。
計程車司機每日設定營業額參仟伍佰元以上為目標，驅使他工作效率提昇，反問我們自己的工作目標設定了嗎？

若無目標有如沒有目的的船
大多數的人，沒有設定目標的習慣，主要原因是「不相信設定目標的影響力」
因此，多數人不願設定目標， 他們覺得設定目標， 將帶給生活工作中，無謂的壓力，使一切更顯得僵化，毫無創意；何況，如果如專家所言，只要設定目標，每一個人都能美夢成真，成功如果是那麼簡單，為什麼，追求成功快樂的人，仍然怎麼多？因此，他們不相信設定目標對他們的影響力.
所以，他們從不設定目標，每天隨興工作生活，忙著旁枝末節或無關緊要之事；無法集中心力，在一定的目標上，從事有助於目標達成的活動上，宛如，一艘沒有目的地的船，不知駛向何方，久而久之，會覺得工作毫無樂趣，努力徒勞無功，漸升倦意，養成消極的習慣，從此，注定要過無效率的生活。
明確的目標可激發我們的潛能
有一位HD(習慣領域學會)同修, 談到目標建立時， 他說:「聖經有一段話說；上帝是慈悲的，每一位信徒，若有求於他， 他必讓他如願，但是，有一個條件，他必須講明確清楚一點」，提昇效率的第一個秘訣，就是，「設定明確的目標」無論我們是否自覺，其實我們都有人生的目標，如財富、健康、安全、家庭幸福、自我重要感、社會讚許、影響力的擁有、追求感覺上或精神上的滿足或快樂等。
而這些目標常不夠明確，所以，很難引起我們心意的注意力，也就是說，我們會很容易將注意力放在無關緊要的事件上，浪費了時間而不自覺。
如果，我們能訂定「明確的目標」，把它寫下來，每天看它幾次，專心思考它幾次，時時檢查是否己達到，重要的是要幻想它，就像您已經達成目標一般。
那麼，在我們心意中，必能取得我們的注意力，進而啟動我們的行為與潛能，往我們的目標前進，最重要的是，我們會開始注意外界有關有助於目標達成的訊息，將每日有限的時間用在有意義的產出上。
這也是為什麼，人類祟敬上帝，中國人喜歡燒香拜神的緣由。當我們能將自己目標， 常常具體明確，透過禱告方式告訴上帝或神明，每一次禱告皆在心意中，再次提醒自己注意力放在目標上，將時間及有關資源集中在目標上，因此，提昇了效率， 最終皆能心想事成、夢想成真，有如神助。
設定明確目標提昇效率具體做法
實例說明立即向故事中的計程車司機學習，訂定每日具體明確的收入目標，「我每日要實收參仟伍佰元以上，才下班休息」.
台灣有一位頗負盛名成功的證券公司的總經理，年輕時，在美國就當上超級業務員，他的秘訣就是，每天打99通電話開發新的客戶，他在辦公桌上，用一個茶杯裹面裝滿99個壹毛錢銅幣，當連絡一個新客戶後，就拿起一個銅幣投入另外一個茶杯，每天，須將茶杯中的99個銅幣，全數投到另一個茶杯中，方回家休息。
像這樣形式的目標設定, 不但, 具體簡潔, 而且也容易清楚評估目標是否已達成.
從以上的描述，我們不難體會，設定明確目標是激發潛能，提昇效率不可缺少的步驟。如果，您尚未明瞭您的目標不要遲疑，立即行動，沒有明確的工作目標是無法衡量工作成果與效率的。

2.排列目標, 確保持續努力的衝勁
一位馬拉松冠軍選手的秘訣
一位世界級的馬拉松冠軍選手, 透露他長跑冠軍的秘訣.
當他在練習或比賽時, 一定先到現場, 從起點開始, 計劃第一個 500公尺 預計跑到那裡? 花多少時間? 第二個500公尺要到那裡? 花多少時間? 他先預計要 得冠軍,全程僅能花費多少時間, 當他正式跑步時, 心中想像著一個500公尺處, 就是終點, 用他計劃過的速度, 穩健向前.
如果, 依計劃時間到達, 則心中想像已獲得勝利, 充滿喜悅心情,調整好腳步奔向下一個500公尺, 如果, 有落後狀況,則稍加速度, 以下一個500公尺,目標為終點論勝負.因此, 無論是多遠的賽程, 他皆能以輕鬆穩健步伐, 跑完全程, 贏得冠軍.
讓目標垂手可得的重要性
遠大的目標與理想, 雖然, 可以塑造壓力, 激起我們的鬥志及注意力, 但是, 依人類行為的習慣性, 會採取行為以利解除壓力, 而解除壓力的方法有兩種:一種是『積極求解』, 一種是『退卻逃避化』.當目標過於遠大, 困難度超過能力所能及時, 人們將會採取『退卻逃避化』, 將目標降低或是放棄目標, 因此, 目標過於遠大無法達成時, 在努力過程中, 因為缺乏成就感或阻力太大,常常會半途而廢, 這也是大部份人無法達成目標、獲得成功的主要原因.
如果, 目標是垂手可得, 人們習慣性較能積極求解、持續保持衝勁. 所以,了提昇自己的衝勁與效率, 我們訂定的目標要有可能實現, 盡量讓目標垂手可得.遠大的目標與理想, 雖然, 可以塑造壓力, 激起我們的鬥志及注意力, 但是, 依人類行為的習慣性, 會採取行為以利解除壓力, 而解除壓力的方法有兩種:一種是『積極求解』, 一種是『退卻逃避化』.
認識『目標坡度』, 有助於目標的達成
遠大的夢想與目標, 必須透過計劃階段將其轉化成較短時間內, 垂手可得的目標, 我們才會抱著希望持續不斷地努力直到成功.如何擬定可行性高且能達到並負挑戰性的垂手可得目標?
首先, 我們須學習心理學中的一個名詞, 『目標坡度』,所謂的目標坡度,就是說:目標的高度(困難度) ／ 花費時間,橫軸是指所須使用時間, 縱軸代表目標本身的高度或困難度.以原點為目前的時間, 針對每一個課題目標, 預計所需時間及目標的高度
或困難度來決定座標, 將原點與座標點連接劃一條直線, 此一傾斜的直線的斜率就是『目標坡度 』.
例如:您想在一週內增加一百萬收入, 這樣的目標其達成的困難度, 也就是目標坡度是相當的陡峭, 達成的可能性較低.
如果, 目標設定改為一年內, 年收入增加一百萬, 這樣的目標坡度較為適當,達成的可能性也較高.
在進行目標設定時, 我們應參考過去的經驗, 找出自己的「適當目標坡度」,所謂的「適當坡度」就是目標不會太高、太難,也不會太低、太簡單, 同時具有挑戰性.
正確認識『目標坡度』的概念, 並設定適當坡度的目標是目標管理成功的重要關鍵之一.
以『適當的目標坡度』 , 將目標分成長、中、短期現在我們就不足為奇了.
要實現自己的目標, 要以時間長短、目標坡度為參考依據, 首先, 要在內心勾劃出, 長期、中期、短期的目標.最後, 必須訂出每天須完成的小目標, 然後, 鎖定此垂手可得的目標, 如同馬拉松選手比賽一樣, 銷定過程目標傾全力以赴, 享受達成過程目標的快樂感覺, 保持衝勁繼續努力.
例如: 一位業餘寫作的企業主管的長程目標是希望出版100本書, 所以, 他設定了三十年寫作100本書的目標, 最近五年11本, 第一年1.5本, 八個月1本書,一個月約35頁,一週約8頁, 每天1.2頁約500個字, 所以, 他發現其實他的夢想可以很容易實現, 只要每天養成早起一個小時寫作的習慣, 自然的他的目標就會一一實現.
所以, 再艱難的目標, 只要將其化成長、中、短期目標,鎖定短期垂手可得的小目標, 只要達成小目標久而久之, 大目標也可以「手到擒來」.
時時有五分鐘熱度的人也會成功,因為, 衝勁是達到挑戰性目標的必備條件

3.達成目標, 善用P.D.C.A管理循環
火砲射擊的故事
砲兵當鎖定到射擊的目標時, 立刻將砲管指向目標, 經由射擊指揮所依據目標方、距離, 決定使用何種火砲, 幾號裝藥, 射角, 方向等資料, 下達砲陣地.由其中一砲開始試射第一發砲彈, 觀測人員將砲彈著地點與目標的偏差距離和方向, 回報指揮所, 指揮所立刻將修正的方向與距離等命令資料, 再下達砲陣地, 再試射一發, 此次的落點一定較上次接近目標.當試射砲命中目標時, 全連火砲開始全面效力射擊, 將目標徹底摧毀.
所以, 要達到目標, 首先, 須先具有初步計劃後, 立刻行動, 再經觀察追蹤, 修正計劃, 再行動, 最後必能命中目標, 達成任務.

達成目標的方法(P.D.C.A)
要有效的達成目標, 類似火砲射擊任務, 必須善用管理的循環Ｐ．Ｄ．Ｃ．Ａ, 也就是Ｐ(Plan)計劃、Ｄ(Do)做、Ｃ(Check)檢查、Ａ(reAction)再改善, 不斷的計劃、行動、檢討、改善, 經由此步驟達成目標.

第一步驟 計劃(Plan)

『沒有計劃, 您就是正在計劃失敗.』有效率的人知道為了達到目標, 他們必須發展一套計劃,以得到他們想要的結果.
也就是說, 哪些行動可使他們達到目標, 這些行動即將發展成一個計劃或新的行動目標.計劃就是將結果目標轉化成行動目標
一個有效且能有驅動力的計劃, 所要陳述的是您要實現目標的特定行動, 而不是您要的目標結果. 計劃就是將我們的結果目標轉化成具有時間性的行動目標.
如「我要在半年減肥十公斤」, 是一個具體明確的結果目標,但是, 這個目標並沒有提供減肥的方向和方法, 所以, 我們必須發展一套減肥計劃, 依據過去造成肥胖的原因, 1.好吃. 2.缺乏運動 3.食量大, 因此, 我們擬定了下列有效的行動目標.

1.除了三餐外, 不吃任何點心與消夜.
2.用餐只吃一碗飯, 保持不續碗的原則.
3.每天做仰臥運動42下, 俯地挺身42下, 躺下腳空踩42下,
4.每日六點半起床, 跑步1000公尺(一週至少跑5000公尺).

上列一系列的行動目標, 也就是我們的減肥計劃, 如果,我們沒有將結果目標轉化成具體、特定的行動目標上, 我們的目標僅止於個人貪婪、幻想、不過實際的慾望而已, 註定要失敗.
如果, 我們能將結果目標, 透過計劃, 轉化成一系列行動目標, 那麼所有的目標將變成是垂手可得的目標.

訂定行動目標比結果目標有效
以其將您的注意力, 放在「我要減肥」的結果目標上, 不如, 將注意力放在「少吃」「多動」的行動目標上, 經有力行每日飲食控制和規律運動習慣,必能達到「減肥」的結果目標.
設定結果目標後, 必須記錄下達成目標之問題點、可能障礙與原因、可採取的對策及行動計劃, 依時間編列立即可進行的工作計劃進度與行動目標; 也就是以進度表來明確我們的計劃.
遠大目標, 若不能事先做好步驟計劃、行動目標, 則空有理想目標, 無法達成目標, 所以, 目標須轉換成立即可行的行動計劃, 才能作為行動的指標,具有時間的進度表,才能作為檢查評核改善的依據, 所以, 不重視計劃, 那麼您也正在計劃失敗.
養成做好個人行程計劃的好習慣
養成重視計劃, 會做計劃的好習慣, 是效率贏家的重要課題之一, 尤其, 身為事業人, 至少每週要撥20分鐘, 作一份未來七日生活工作行程安排計劃表,依筆者為例, 在週日就寢前, 一定將手頭上, 須進行的工作、約會、計劃等, 重新審視, 並做好安排, 何日、何時、何人、何事, 從星期一至禮拜天皆做妥善安排, 同時, 本月份、本季、本年度重點行程計劃, 再次審視,是否須要調整.一切的工作計劃安排妥當後, 才以安穩的心情就寢, 由於,事先有妥善行程計劃, 所以, 只要依預計計劃行事, 一切井然有序、並具效率, 皆能有效達成目標.
而這些計劃工作, 可藉由「個人萬用手冊」工具或藉由電腦行程管理軟體可很有效率的幫助您,我們不僅須要養成凡事事先作計劃, 將結果目標化成一系列行動目標外, 同時, 須學會每周、每日做好行程計劃表, 方能事半功倍提昇自己的效率.

第二步驟 做(Do)
「沒有飛上空的砲彈, 永遠打不到目標」
「做」 就是立即採取行動, 如果, 您有詳細的計劃與可行的行動目標就應該依計劃, 立刻採取行動, 不要拖延, 依時間進度行事.
很多人不能達成目標的主要原因是: 無法起而行.永遠在計劃, 永遠在等待,甚至以充足的理由, 將一切寄託以明天, 一直拖延, 直到時間迫切時, 草草了事.
當砲兵鎖定目標, 如果, 不讓砲彈飛上天, 那它永遠打不到目標.
所以, 我們應養成依計劃時程表積極行事的習慣, 立即去做, 拿起電話立刻連絡有關的人, 提起工具立即從事有關的事, 依計劃一項一項的完成它.立即去做, 不要有任何猶豫, 「不做」, 工作永遠不會有所進展.
「所以, 不要再拖延, 立即去做」, 現在, 換上球鞋, 立刻出去跑步, 現在起每餐只用一碗飯, 立刻去做, 立志做一個行動派的人.

第三步驟 檢查(Check)
具備了詳細計劃, 同時, 也實際的去從事各項作業, 接下來就是要養成事後追蹤檢查回饋的習慣, 每日, 應在就寢前, 檢查本日的計劃與實際狀況是否有所差異? 我們每日行動目標是否有達成?
如果, 未能落實追蹤檢查, 人們常常不會重視計劃的存在與重要, 也因缺乏檢查的壓力, 失掉注意力, 而忘記去做(Do).
檢查、追蹤、回饋有三個重要功能：
第一, 了解我們的表現或進度, 好讓我們作必要的修正.
第二, 當我們表現良好時, 追蹤檢查可增加我們的信心.
第三, 了解我們接近目標的程度, 離目標愈近愈能增強我們的動機.
所以, 我們一定要養成每日或每週檢查工作進度的習慣, 透過具體且數量化的方式量測進度, 審視目標達成的狀況, 有助於目標的達成.

第四步驟 再改善(reAction)
當定期檢查工作進度時, 發現產生落差時, 我們就必須從新檢討達成目標所使用的方法, 也就是, 修正原先的計劃, 必要時, 可能也要重新確認目標.在火砲射擊的故事中, 如果, 第一發砲彈的著地點, 經觀測人員回報, 與目標的差異距離及方向, 指揮所立刻修正計劃(reAction), 下達調整命令(Plan), 砲陣地立刻再發射(Do), 觀測人員在回報(Check)第二顆著地點,再修正, 直到命中目標.
總而言之, 要成功達成目標, 只要遵循以上管理的循環, 確實執行, 相信任何人皆能有效達成目標.

管理目標提昇效率具體做法
如果要成為一個高效率的人, 至少要養成每週日晚上, 檢討一週工作進度(Check), 並重審個人目標與最近公司各項目標計劃, 思考更佳的方案(reAction), 用心擬定` 安排下一週的行事曆與工作計劃(Plan).
最好, 再養成填寫每日工作日誌或是成果檢討日報, 可以每日立即檢討計劃執行狀況, 同時, 立即修正計劃, 第二天立刻傾全力去做, 讓每一天都充滿效率.
任何的目標, 如果能事先計劃, 化成可行動目標定期檢討, 修正方法, 經由不斷改善, 傾全力去執行, 相信再困難的目標皆能順利達成, 相信經由P.D.C.A. 的管理程序, 定能提昇我們的工作效率.
沒有計劃, 就是正在計劃失敗, 不懂得使用(P.D.C.A.)管理程序, 則難於達到目標, 所以, 要提高工作效率, 養成善用(P.D.C.A.)管理循環程序的習慣是相當重要的.

　將「結果目標」轉化成有效的「行動目標」是目標管理成功的關鍵步驟

4.達成目標, 善借他人製造壓力
成功戒煙的故事
有一位就職筆者輔導廠商的幹部, 在聆聽過筆者講述達成目標，須善借他人力量之單元後,回到公司, 在公司的幹部會議上, 請總經理協助, 當場宣佈, 倘若, 有人發現他拿著點燃的煙, 請公司在結算薪水時, 自動由自己的薪水中撥款一萬元給發現的同仁.
從此以後, 當他有抽煙的念頭產生時, 看到旁邊同事的眼光, , 似乎在注視他, 想到會被取笑, 而且, 可能損失一萬元的壓力, 遠大於抽煙的吸引力,漸漸的, 他也就達成戒煙的目標.
在家裡, 他如法泡製, 在與親戚家人聚餐的場合中, 當場宣佈, 如再抽煙, 願意罰一萬元給發現者, 同時, 宴請三桌, 加上站在桌上, 大聲自罵自己「王X蛋」十遍.
為顧及自己的荷包及面子, 所以, 最好的方法, 就是不再抽煙.
在此戒煙成功故事中, 成功的關鍵, 除了本人決心外, 最重要的是, 他善借眾人的督導的力量, 造成對自己的壓力, 使自己不得不放棄抽煙的誘惑, 所以, 很快達成戒煙的目的.